Pro trenéry a akademie, které Alexe používají
Naposledy aktualizováno: 22. 9. 2026
Tohle jsou podmínky mezi vámi (trenér nebo akademie) a provozovatelem Alexe. S vašimi klienty máte vlastní vztah — ten popisují Podmínky trénování. Každé pravidlo níže odpovídá tomu, jak se systém dnes skutečně chová; kde něco ještě neumí, je to napsané rovnou, ne opomenuté.
Poskytovatelem je Martin Kazda, IČO 21871540, Praha (dále „poskytovatel“ nebo „my“). Zákazníkem jste vy — trenér nebo akademie, která si Alexe předplácí (dále „vy“ nebo „akademie“).
Vůči vašim klientům jste správcem osobních údajů vy; my jsme jen zpracovatel, který pro vás software provozuje (viz část 8). Klientům to říká část 1 Ochrany osobních údajů.
Co zatím sdílené je: WhatsApp. Alex dnes mluví přes jedno firemní číslo poskytovatele — přihlašovací údaje k Meta jsou nastavené pro celý server, ne pro akademii, a příchozí zprávy míří na jedinou adresu. Znamená to, že vlastní WhatsApp číslo zatím nedostanete; pokud ho potřebujete, řekněte si o něj předem a domluvíme se, co to obnáší. Konzole i portál běží na vaší subdoméně nezávisle na tom.
Systém to řeší ve dvou krocích, a je důležité vědět, koho se to týká:
| Stav | Vy v konzoli | Vaši klienti |
|---|---|---|
| Zaplaceno | plný provoz | beze změny |
| Do 2 dnů po splatnosti | jen čtení — vidíte vše, neuložíte nic | beze změny |
| Po 2 dnech | zamčeno na upozornění o platbě | beze změny |
Vaše klienty nezamykáme. I při zamčené konzoli jim portál dál funguje, vidí své rezervace a Alex dál přijímá jejich zprávy — neplacení je věc mezi námi a vámi, ne trest pro lidi, kteří za nic nemohou. Odhlásit se, přečíst upozornění a změnit si heslo můžete vždycky.
Po doplacení se konzole odemkne sama; nic se nemaže a nic se neztrácí.
Pozastavení je něco jiného než nezaplacené předplatné a používá se jen výjimečně (například při zneužití služby nebo na vaši vlastní žádost). Pozastavený účet zastaví i klientský portál — vaši klienti se do něj nepřihlásí. Proto o něm dáme vědět předem, kdykoli to jde.
Správa platformy umí zřídit akademii, nastavit předplatné a profil, pozvat trenéra a pozastavit účet — a nic jiného. Klienty, rezervace ani peníze z ní otevřít nelze; není to slib, ale vlastnost systému. Každý zásah, který ze správy uděláme, se navíc zapíše do vašeho vlastního auditního záznamu, kde ho vidíte i vy.
Pro řešení konkrétního problému se k vašim datům dostaneme jen se souhlasem — typicky tak, že nám zadáte přístup do své konzole.
Databáze se průběžně replikuje do šifrovaného úložiště; k dispozici je 7 dní zpět s denním snímkem. To je ochrana proti havárii a proti omylu, na který se přijde v pondělí.
Negarantujeme dostupnost žádným číslem. Alex běží na jednom serveru, aktualizace se nasazují za provozu a krátké výpadky se stát mohou. Kdybychom slíbili „99,9 %“, byl by to marketing, ne závazek — až taková garance bude, bude i tady napsaná. Vážné problémy řešíme přednostně; podpora chodí přes obvyklý kanál, kterým se spolu bavíme.
Alex je nástroj, který vede rozpis a komunikaci; rozhodnutí děláte vy. Neodpovídáme za ušlý zisk ani za následné škody. Za škodu, kterou způsobíme porušením těchto podmínek, odpovídáme do výše toho, co jste nám zaplatili za posledních 12 měsíců. Nic z toho neomezuje odpovědnost, kterou podle zákona omezit nelze.
Summary of the Czech text above, which prevails in case of any difference.
The provider is Martin Kazda, IČO 21871540, Prague. The customer is you — the coach or academy subscribing to Alex. Towards your clients you are the data controller and we are only your processor, running the software (section 8). Your own agreement with your clients is the separate training terms.
The coach console, a client portal on your own subdomain, and your own database file — each academy's data is physically separate, not rows in a shared table. WhatsApp is not yet separate: Alex speaks through a single business number belonging to the provider, because the Meta credentials are set for the whole server and inbound messages arrive at one address. So you do not get your own WhatsApp number today; ask first if you need one.
You pay per coach seat; outstanding unaccepted invitations count towards seats. Price and billing period are agreed individually and invoiced outside the app — Alex holds no card and charges you nothing by itself. If the subscription lapses, your console becomes read-only for 2 days and is then locked to a payment notice. Your clients are never locked out: their portal keeps working and Alex keeps receiving their messages, because non-payment is between you and us, not a punishment for people who had no part in it. Paying unlocks the console; nothing is deleted.
Suspension is a different and rare thing (abuse, or your own request) and it does stop the client portal too, so we tell you beforehand whenever we can.
Clients, bookings, payments and invoices are yours. We do not use them for ourselves, sell them, or join one academy's data to another's. Ask and we will give you a copy of your database — but there is no self-service export button today; it is a manual job. On termination we delete or hand over your data on request; nothing is deleted automatically, so until you ask, the file stays on the server and in backups.
The platform console can provision an academy, set a subscription and profile, invite a coach and suspend an account — and nothing else. It cannot open clients, bookings or money at all; that is a property of the system, not a promise. Every operator action is written into your own audit log, where you can see it. To debug a specific problem we need your consent — normally by you giving us access to your console.
We process your clients' personal data only on your instructions and to run Alex. Our sub-processors are listed in section 6 of the Privacy Policy (Meta, Anthropic, Hetzner, Cloudflare R2 and others) and we will tell you before that list changes. Data sits on a server in Germany with backups in the EU; access links and bank details are encrypted, and traffic is over HTTPS. We help you answer your clients' access, rectification and erasure requests — erasure is one action in the console — and we will notify you without undue delay about a breach affecting your data.
The database is replicated continuously to encrypted storage with 7 days of history and a daily snapshot — protection against a crash, and against a mistake noticed on Monday. We do not guarantee availability with a number. Alex runs on a single server, updates deploy while it is running, and short outages can happen. Promising "99.9%" would be marketing rather than a commitment; when a real guarantee exists it will be written here. Serious problems get priority, and support goes through whatever channel we already talk on.
You are the controller: telling your clients how you handle their data (the two client pages exist for that) and having a lawful basis. Prices, booking rules and the club relationship are yours; Alex only keeps track of them. Keep console credentials secret, and do not use Alex to send unsolicited messages — WhatsApp's own rules apply, and breaking them lands on a number we share. Alex is a tool and the decisions are yours: we are not liable for lost profit or consequential loss, and our liability for breaching these terms is limited to what you paid us in the last 12 months. Nothing here limits liability that the law does not allow to be limited. You may end the subscription at any time, effective at the end of the paid period (unused paid time is not refunded unless agreed); we will give you at least 30 days' notice before ending it from our side, except for abuse. We may update these terms, will tell you about anything substantial, and you may terminate in response to a change you do not accept.