Jak nakládáme s vašimi údaji v tréninkovém asistentovi Alex
Naposledy aktualizováno: 21. 9. 2026
Správcem osobních údajů je Martin Kazda, IČO 21871540, se sídlem Praha, Česká republika (dále „trenér“ nebo „my“).
Kontakt ve věcech osobních údajů: martin.kazda07@gmail.com. Na tento e-mail se obracejte s jakýmkoli dotazem nebo žádostí uvedenou v části 7.
Alex je asistent, který za trenéra spravuje rozpis tréninků a komunikaci s klienty přes WhatsApp. Alex není samostatná služba — vždy funguje jménem konkrétního trenéra nebo akademie a nikdy sám za sebe.
Pokud trénujete u jiného trenéra nebo akademie, které Alexe také používají, je správcem vašich údajů ten váš trenér či akademie; Martin Kazda pro ně v takovém případě vystupuje jako zpracovatel, který provozuje software. Váš trenér vám na požádání sdělí, kdo je správcem, a tento dokument popisuje, jak Alex s údaji nakládá v obou případech.
Zdravotní údaje. Sami od sebe je nesbíráme. Vzniknou dvěma způsoby: tím, co nám dobrovolně napíšete („bolí mě koleno, tři týdny nemohu hrát“), a tím, že si trenér u pozastavené docházky poznamená důvod — pole zranění / dovolená a krátkou poznámku typu „koleno, ~3 týdny“. Používáme to výhradně k plánování tréninků, vidí to jen trenér a při výmazu se to maže celé. Chcete‑li, aby si trenér důvod nepoznamenával, stačí mu to říct.
| Účel | Právní základ (GDPR čl. 6) |
|---|---|
| Rezervace tréninků, jejich změny a rušení | Plnění smlouvy |
| Komunikace o vašich trénincích na WhatsAppu | Plnění smlouvy |
| Vyúčtování, faktury, evidence platby | Plnění smlouvy; právní povinnost (účetnictví) |
| Nabídnutí uvolněného místa v tréninku | Oprávněný zájem (naplnění kurzů) |
| Zabezpečení a záložní kopie | Oprávněný zájem |
Nepoužíváme vaše údaje k reklamě a nepředáváme je nikomu pro marketingové účely.
Komunikace probíhá přes WhatsApp Business Platform společnosti Meta. Aby vám Alex mohl napsat, prochází zpráva servery Meta — Meta v tomto vztahu vystupuje jako zpracovatel a řídí se svými podmínkami.
Poprvé se vám ozveme až poté, co nám sami napíšete jako první — tím se na vaše číslo zapíše souhlas s kontaktováním. Od té chvíle vám Alex může psát i mimo rozhovor: běžnou odpověď smí WhatsApp doručit jen 24 hodin od vaší poslední zprávy, takže mimo toto okno používáme předem schválené šablony (připomínka tréninku, uvolněné místo, faktura).
Kdykoli napište „STOP“ — jen to jedno slovo — a Alex vám přestane psát sám od sebe: žádné připomínky, nabídky uvolněných míst ani zprávy o platbách. Potvrzení dostanete obratem.
Co vám i pak přijde, a proč:
Slovem „START“ to kdykoli vrátíte zpět.
Odpovědi Alexe pomáhá formulovat jazykový model společnosti Anthropic (Claude). Anthropic tyto údaje zpracovává jako zpracovatel a nepoužívá je k trénování svých modelů.
Co se posílá: text vaší zprávy a kontext, který Alex potřebuje, aby odpověděl. Řekněme si rovnou, že je to víc než jen nejbližší rezervace — patří sem vaše jméno a jazyk, vaše rezervace a stav předplaceného balíčku, časy, kdy nemůžete, kontakt pro naléhavé případy, nabídka volných hodin a odkaz do vašeho portálu. Neposílá se obsah vašich faktur ani tréninkové poznámky trenéra.
Rozhodnutí s dopadem na vás — potvrzení rezervace, vrácení peněz, poplatek za pozdní zrušení — dělá člověk (trenér), nebo je provedete sami v portálu. Model sám od sebe nic nerezervuje ani neruší.
Jedna výjimka, ať je to napsané poctivě: pokud si místo zarezervujete sami a máte ho zaplatit předem (QR platbou nebo přes klub), nezaplacená rezervace se po čase uvolní pro někoho dalšího — automaticky, bez zásahu trenéra. Nikdy se tak nestane bez upozornění: nejdřív vám přijde zpráva, že místo je stále nezaplacené, a teprve s odstupem se uvolní. Míst zaplacených, hrazených z balíčku, na fakturu nebo v hotovosti se to netýká. Jiné automatizované rozhodování ve smyslu čl. 22 GDPR u nás neprobíhá a proti tomuto uvolnění se můžete kdykoli ozvat trenérovi.
Pouze poskytovatelům, kteří pro nás službu technicky zajišťují:
| Kdo | K čemu | Kde |
|---|---|---|
| Meta Platforms | doručování zpráv na WhatsAppu | EU / USA |
| Anthropic | formulace odpovědí (viz část 5) | USA |
| Hetzner Online | server, na kterém Alex běží | Německo |
| Cloudflare R2 | šifrované záložní kopie databáze | EU |
| Rezervační systém klubu | obsazenost kurtů, pokud jej váš klub používá | EU |
| Poskytovatel e-mailu | kalendářové pozvánky a e-maily, pokud jsou zapnuté | EU / USA |
| Poskytovatel vašeho kalendáře (Google, Apple…) |
jen pokud nám sami nasdílíte odkaz na svůj kalendář (část 2): Alex si z něj načítá vaše obsazené časy, tedy se na jejich server dotazuje | dle poskytovatele |
| OpenAI | přepis hlasových poznámek trenéra do textu, pokud je tato funkce zapnutá — trenér do aplikace nadiktuje pokyn („zapiš Tomáše na úterý“), a v nahrávce tak může zaznít jméno klienta. Vaše vlastní hlasové zprávy sem neposíláme. | USA |
Při předání do USA se opíráme o standardní smluvní klauzule, případně o rámec EU–US Data Privacy Framework. Údaje neprodáváme.
Podle GDPR máte právo:
Napište na martin.kazda07@gmail.com; odpovíme nejpozději do 30 dnů.
Chcete být smazáni? Stačí jedna z těchto možností:
Smažeme do 30 dnů vaše kontaktní údaje, zprávy, tréninkové poznámky, uložené preference, obsazené časy z vašeho kalendáře i odkaz na něj, a vaše jméno odstraníme i odtud, kde se objevuje jinde než ve vašem profilu. Zároveň se zneplatní váš osobní odkaz do portálu.
Co si musíme nechat: doklady o zaplacení a faktury, které nám ukládá zákon uchovávat (v ČR zpravidla 10 let u daňových dokladů). Tyto záznamy dále nepoužíváme k ničemu jinému.
Pokud je klientem dítě do 15 let, tréninky i komunikaci sjednává rodič nebo zákonný zástupce a údaje dítěte zpracováváme na základě jeho souhlasu. Alex píše na číslo rodiče: dokud dítě nemá u nás vlastní číslo se souhlasem, chodí veškeré zprávy o něm rodiči.
Klientský portál používá jediné technicky nezbytné cookie, které vás udrží přihlášené po kliknutí na váš osobní odkaz. Žádné analytické, reklamní ani sledovací cookies nepoužíváme.
Veškerý provoz jde přes HTTPS. Přístupové odkazy do portálu a do kalendáře i bankovní spojení jsou šifrované v databázi; zálohy jsou šifrované také.
K vašim údajům má přístup váš trenér — a pokud trénujete v akademii, i její ředitel a další trenéři téže akademie — vždy až po přihlášení. Provozovatel platformy k obsahu nevidí: jeho správa umí zřídit akademii a spravovat předplatné, ale klienty, rezervace ani platby z ní otevřít nelze.
Tento dokument můžeme upravit. Datum poslední úpravy je vždy nahoře; o podstatné změně vás informujeme na WhatsAppu.
Summary of the Czech text above, which prevails in case of any difference.
The data controller is Martin Kazda, company ID (IČO) 21871540, Prague, Czech Republic (“the coach”, “we”). Contact for privacy matters: martin.kazda07@gmail.com.
Alex is an assistant that manages the coach's training schedule and client communication over WhatsApp. It always acts on behalf of a particular coach or academy, never on its own account. If you train with a different coach or academy that also uses Alex, they are your controller and Martin Kazda acts as their processor, running the software.
Name, phone, email; date of birth and emergency contact if given; language and time preferences; playing level; bookings, cancellations, attendance and prepaid packages; payment amounts and status (never card numbers — payments happen outside Alex); the content of WhatsApp messages you exchange with us; and the coach's training notes (visible to you only when the coach explicitly shares one). If you paste a read-only calendar link into your portal, we store the start and end of your busy blocks only — never event titles, locations or attendees. The link itself is encrypted (it is a key to your calendar, not a setting), is never sent to the language model, and your coach cannot see it.
Health data. We don't collect it as such. It arises two ways: from what you choose to tell us (“my knee hurts, three weeks off”), and because a coach pausing your attendance records a reason — an injury / holiday field and a short note such as “knee, ~3 weeks”. Only the coach sees it, it is used solely to plan sessions, and erasure destroys it. Ask your coach not to record a reason and they won't.
To perform our agreement with you (booking and running your sessions, billing), to meet accounting obligations, and — on a legitimate-interest basis — to offer you a seat that has just opened up and to keep the system secure and backed up. We do not use your data for advertising and never sell it.
Messages travel through Meta's WhatsApp Business Platform. We first contact you only after you message us — that first message is what records your consent. After it, WhatsApp allows a free-form reply for 24 hours, so outside that window we use pre-approved templates (session reminder, a seat that opened, an invoice).
Write “STOP” — that one word — at any time and Alex stops messaging you on its own: no reminders, no free-seat offers, no payment messages. You still get an answer to your own message, a sign-in code you asked for, and anything your coach writes to you personally. “START” turns it back on.
Replies are drafted with help from Anthropic's Claude model, which does not train on that data. What is sent is more than just your next booking: your name and language, your bookings and pack balance, times you are busy, your emergency contact, the open sessions on offer, and your portal link. Invoice contents and the coach's training notes are not sent.
Decisions that affect you — confirming, refunding, charging a late cancellation — are made by a human or by you in your portal. One exception, stated plainly: a seat you booked yourself on a pay-in-advance rail is released for someone else if it stays unpaid, automatically and without the coach. It never happens unannounced — a message says the seat is still unpaid first, and the release comes later. Paid, pack, invoice and cash seats are untouched. There is no other automated decision-making under Art. 22 GDPR, and you can object to this one with your coach at any time.
Meta Platforms (message delivery, EU/US), Anthropic (reply drafting, US), Hetzner Online (hosting, Germany), Cloudflare R2 (encrypted backups, EU), your club's booking system (court availability, EU), an email provider for calendar invites where enabled, your own calendar provider (only if you shared a calendar link — we fetch your busy times from their server), and OpenAI (US) to transcribe the coach's spoken commands into text where that feature is enabled, in which case a client's name may be spoken in the recording; your own voice messages are never sent there. Transfers to the US rely on Standard Contractual Clauses and/or the EU–US Data Privacy Framework.
You have the right of access, rectification, erasure, restriction, data portability, and to object to processing based on legitimate interest, plus the right to complain to the Czech Data Protection Authority (ÚOOÚ). Write to martin.kazda07@gmail.com — we answer within 30 days.
Message Alex on WhatsApp with “delete my data” — your coach sees it in the thread and carries it out (Alex does not do it by itself) — or email martin.kazda07@gmail.com from the address we hold for you. Within 30 days we erase your contact details, messages, training notes, stored preferences, the busy times from your calendar and the link to it, and we strip your name from the places it appears outside your profile. Your personal portal link stops working. We must keep invoices and proof of payment for the period Czech law requires (generally 10 years for tax documents); we use those for nothing else.
Contact and booking data: while you are a client, then 24 months. WhatsApp messages: 24 months. Invoices: as required by law. Backups are encrypted and rotate out over time.
For a client under 15, a parent or legal guardian arranges the sessions and communication, and we process the child's data on that basis. Alex messages the parent's number: until a child has their own number on file with consent, everything about them goes to the parent.
The client portal sets one strictly necessary cookie to keep you signed in after you tap your personal link — no analytics, advertising or tracking cookies. All traffic uses HTTPS, and portal and calendar access links, bank details and backups are encrypted at rest.
Your coach can see your data — and, in an academy, so can its director and the academy's other coaches — always after signing in. The platform operator cannot see the content: their console provisions academies and manages subscriptions, and cannot open clients, bookings or payments at all.